من الدفتر الورقي إلى النظام: دليل عملي لرقمنة عيادة الأسنان

الأسبوع الأول: المواعيد فقط

لا تتخلّ عن دفتر المواعيد الورقي، لكن سجّل كل موعد في النظام أيضاً. اعمل بالتوازي أسبوعاً. هذا يمنح موظف الاستقبال ثقة، وإن أخطأ شيء فالدفتر ما زال موجوداً.

لا تُدخل الملفات القديمة

هنا تتعثّر معظم العيادات. إدخال ألفي ملف ورقي يستغرق أسابيع ويُترك عادة في منتصفه.

الأفضل: سجّل فقط المرضى الذين يراجعون من اليوم. وكل مريض قديم يعود يُنشأ ملفه في يومه. بعد ثلاثة أشهر يكون أنشط مرضاك جميعاً في النظام، والباقون لم يكونوا ضروريين أصلاً.

اجعل الموظفين يستخدمونه فعلاً

• أنشئ حساباً منفصلاً لكل شخص. الحساب المشترك يعني ألا تعرف من فعل ماذا في التقارير.
• في الأسبوع الأول راجع بنفسك خمس دقائق يومياً ما سُجّل. الموظفون يُدخلون بدقة أكبر حين يعلمون أن أحداً يطّلع.
• لا تُدخل رقم الجوال ناقصاً أو بالتخمين أبداً. التذكيرات ورمز دخول المريض كلها تذهب إلى الرقم نفسه.